Управление стрессами тайм менеджмент

Управление стрессами тайм менеджмент

Этот сайт создан для людей, которые хотят добиться успеха в этой жизни, для тех, кто намерен быть здоровым, счастливым и процветающим человеком в любых условиях

Этот сайт для тех, кто хочет на сто процентов реализовать свои потенциальные возможности, несмотря на любые трудности и препятствия.

Свежие статьи

Разные статьи

Диванная комната

Вышла аудиверсия книги Юрия Щербатых «Как работает наш мозг». Хотите узнать тайны психики и ответы на актуальные вопросы по работе вашего мозга?

Вы можете скачать аудиокнигу о том, как мозг управляет вашим организмом и всей вашей жизнью. А пред этим прочитать отрывки из этой книги ЗДЕСЬ

Глава 5.2.3 Управление временем

(из книги Ю.Щербатых «Стресс и Счастье — на одну букву»)

Кто не знает цену времени, тот не рожден для славы.

В современном индустриальном обществе время стало проблемой, точнее большой проблемой для многих людей стало отсутствие, нехватка времени. Люди изобретают все более точные часы для измерения времени. Солнечные часы, которые отмеряли время с точностью 15 минут, сменили на водяные часы. Их ошибка составляла порядка пяти минут, и для неспешной (по сравнению с ХХ веком) античной эпохи этого было вполне достаточно. В эпоху возрождения темп экономической и политической жизни резко возрос, и после открытия Галилеем свойств маятника, были придуманы часы-ходики, которые давали точность в 1 минуту. На смену феодализму пришел капитализм – и появились пружинные часы, где счет пошел на секунды.

С появлением электронных часов на основе кварцевых генераторов, проблема точности измерения времени перестала быть актуальной – мы можем измерять его хоть в микросекундах, но вот само время куда-то исчезло. Убегая утром из дома, не успеваем как следует позавтракать, на работе нам не хватает времени выполнить хотя бы самые срочные задания, дома, после работы нет времени пообщаться с детьми или почитать детектив. С ощущением незавершенности очередного рабочего дня, мы проваливаемся в сон, чтобы на следующее утро вновь включиться в бесконечную гонку по кругу… И здесь возникает вопрос: Есть ли выход из этого состояния?

Для ответа на него сначала надо разобраться со своим отношением к времени, а для этого выполните следующее упражнение «Время и Я»:

Какие эмоции (негативные или позитивные) появляются у вас, когда вы слышите слово «время»?

«Большую часть своего рабочего времени я трачу на……… »

«Чаще всего мне не хватает времени на ……….»

«Большую часть своего свободного времени я трачу на ……, а также на ………»

«Если бы у меня было лишнее время, я бы потратил его на ……»

Подумайте, над своими ответами. Может быть, вы тратите свое время на одни дела, а на самом деле вам хотелось бы заниматься совсем другим? Может быть, просто имеет смысл перераспределить приоритеты?

При планировании и реализации времени, хорошие результаты дает применение так называемого «директ-принципа» , который в интерпретации специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта звучит так: «Если не сейчас, то когда?». Необходимость его применения связана с тем, что, во-первых, из-за нехватки времени, а, во-вторых, из-за недостаточной мотивации у нас, как правило, накапливается куча несделанных вовремя дел и невыполненных обязательств. Вся эта гора заданий и поручений постепенно накапливается в деловом ежедневнике, на рабочем столе или в оперативной памяти, вызывая состояние стресса и ощущения невозможности справиться с ситуацией. В этом хламе важных и не очень дел мы уже с трудом различаем стратегические дела от рутинных и случайных, и мы начинаем хвататься то за одно «срочное дело» то за другое – уже «сверхсрочное», которые обещали сделать еще позавчера. Чтобы выйти из этого тупика, для начала рассмотрим две стратегии: одну, когда мы до последнего момента откладываем дела в надежде, что они как-то рассосутся сами собой, а вторая стратегия заключается в том, что мы, не медля, принимаемся за дела или вообще отказываемся от них.

Здесь нужно помнить один важный момент – вовсе не все дела следует делать немедленно. От некоторых лучше немедленно отказаться! Как же определить, какую стратегию лучше выбрать?

Если ваша предполагаемая работа займет о т 5 до 15 минут времени, то лучше выполнить ее сразу, не тратя время на сомнения и «раскачку».

Если выполнение работы займет от 15 минут до 30 минут , то постарайтесь найти в своем расписании другие подобные типы работ и сгруппируйте их в один блок, который поместите в удобный период дня. Оптом мелкие дела решаются быстрее, так как уменьшается время на перерывы, и они не отвлекают вас от крупных и длительных дел.

Если предполагаемое дело занимает от 30 минут до 3 часов , то прежде чем ее выполнять, подумайте: а) можно ли без него вообще обойтись, и б) можно ли его делегировать кому-то другому.

Если дело требует от 3 до 6 часов ( весь рабочий день), то подумайте, насколько сильно оно связано с вашими стратегическими интересами, и нельзя ли добиться тех же стратегических целей более эффективными методами (вспомните правило Парето). Может быть, стоит потратить пол-часа на поиски других, более удачных путей решения проблем, чем сразу хвататься за работу?

С практикой умение распоряжаться своим временем возрастает, но только целенаправленные усилия позволяют снизить его непроизводительные затраты до минимума. Для выявления участков разбазаривания времени рекомендуется ответить на ряд диагностических процедур:

Для этого задайте себе вопрос: «Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?». При этом следует иметь в виду, что рациональное распределение нагрузок — это отнюдь не перекладывание своих функций на других, а частичное высвобождение своего времени для концентрации сил и внимания на наиболее важных участках работы и предоставление своим коллегам и подчиненным возможности проявить свои способности.

Для начала необходимо выявить и устранить те виды деятельности, которые не приносят никаких результатов, но отнимают время. Для этой цели подойдет метод исключения. Применительно к каждому виду деятельности нужно задать вопрос: «Что произойдет, если этого не делать вообще?» Если подойдет ответ: «Ничего не случится», то этот вид загрузки можно исключить.

Анализ моего собственного распределения времени позволил мне выявить четыре пункта личных «утечек времени», которые свойственны и другим людям. Вот эти воры времени:

а) Телевизор (я называю его по-гречески «хронофагом» — пожирателем времени). Потери от телевизора составляют у разных людей от 30 минут до трех часов в день, а в среднем около пятнадцати часов в неделю. Когда я умножил это число на количество недель в году, а затем разделил на 16 часов (продолжительность нашего обычного дня, не считая сна), то оказалось, что на просмотр телевизора уходит 49 дней в год!

б) Лишние разговоры по телефону (исключая родителей, детей, самых близких друзей или любимого человека).

в) «Ношение обезьяны» — так я называю чужие дела, которые люди пытаются навязать мне.

Это выражение восходит к восточной притче о человеке, который встретил на базаре своего старого знакомого. Бывший приятель попросил человека подержать несколько минут его обезьянку, пока тот сделает какие-то срочные покупки. Человек согласился, но знакомый все не возвращался, и ему пришлось сначала кормить животное, потом ухаживать за этой обезьянкой и т. д. Каждый день тот человек приходил на базар, в надежде, что встретит своего приятеля и вернет ему животное, но тот все не попадался на пути. Так он и носил обезьянку, не решаясь от нее избавиться, а мораль сей басни простая – не взваливайте на свои плечи то, что вам не нужно.

г) Общение с неприятными людьми . Избегайте любыми способами тех личностей, которые вызывают у вас отрицательные эмоции или отягощают вас своими нерешенными проблемами. Полагаю, что вы сами хотели бы избавиться от собственных негативных мыслей и эмоций, так что пресекайте в самом начале попытки вовлечь в черный туман злобы, зависти, обид, недовольства, нытья и других непроизводительных и вредных трат времени.

Упражнение «Контроль непроизводительных расходов времени»

Каждую неделю фиксируем только одну из четырех вещей:

Источник

Стресс на рабочем месте и стресс-менеджмент

Стресс – явление частое не только в жизни, но и на работе. Огромное количество дел и задач, планы и отчеты, требования руководства, надлежащее выполнение своих обязанностей, сопутствующие проблемы и неурядицы – это лишь небольшая часть того массива стрессовых факторов, которые могут на нас влиять, и это не может не беспокоить.

В то же время беспокоит данный вопрос не только обычных людей, желающих жить и работать без стресса, но и множество руководителей, менеджеров по персоналу и других специалистов по всему миру. Именно по этой причине сегодня в обиход входит понятие «стресс-менеджмент», идущее рука об руку с проблемой преодоления стресса на рабочем месте.

В этой статье мы с вами поговорим о том, что же такое стресс-менеджмент, а также узнаем, какие меры могут предпринимать организации и их сотрудники, чтобы снизить негативное влияние стресса, дольше сохранять продуктивность, поддерживать позитивный настрой и не чувствовать себя измотанным и смертельно уставшим от работы.

А на программе «Психическая саморегуляция» вы научитесь практическим приемам совладания со стрессом и сильными психоэмоциональными состояниями, чтобы сохранять спокойствие и в жизни, и на работе.

Что такое стресс-менеджмент

Для начала вспомним, что стресс является общей реакцией организма на сильное физическое или психологическое воздействие. Также под ним понимается угнетенное состояние организма и нервной системы человека. Что же касается стресс-менеджмента, то он касается именно стрессов на работе, которые согласно статистике, встречаются наиболее часто (кстати, другие интересные статистические данные мы освещали в статье «Стрессоустойчивость. Как сохранять спокойствие и продуктивность»).

Итак, термин «стресс-менеджмент» в России появился не так давно, и, как и многие подобные понятия, он пришел к нам с Запада. Какого-то общепринятого определения у него пока нет, но большинство психологов и специалистов по личной эффективности понимают его как управление собой при воздействии стресса, позволяющее преодолевать его последствия.

Мы думаем, что это вполне верная трактовка, и даже если мы возьмем в руки какую-нибудь современную книгу, связанную с преодолением стресса, мы увидим, что стресс-менеджмент толкуют именно так. Если же немного упростить трактовку, то получим, что стресс-менеджмент – это управление стрессом.

Процесс управления стрессом происходит по трем базовым направлениям:

• профилактика стрессогенных факторов;
• снижение напряжения от стрессогенных факторов, не поддающихся устранению;
• организация системы преодоления последствий воздействия стрессогенных факторов.

Но, раз уж, согласно названию статьи, мы говорим о стрессе на рабочем месте, будет правильнее сузить область рассмотрения темы. И в профессиональной деятельности стресс-менеджмент имеет два основных уровня:

• управления стрессом на уровне организации;
• управление стрессом на уровне личности.

Далее мы поговорим о каждом из этих уровней отдельно.

Управление стрессом на уровне организации

Управление стрессом на уровне организации предполагает изменение организационного климата и антистрессовую поддержку сотрудников в рамках специальных программ. Огромное значение на этом уровне имеет понимание отрицательных последствий влияния стресса, т.к. только с помощью него руководство организации и специалисты по работе с персоналом могут организовать мониторинг стресса и разработать меры по минимизации, смягчению и профилактике последствий стрессогенных факторов.

Формирование благоприятного организационного климата – одна из первостепенных задач эффективного стресс-менеджмента организации, ведь такой климат служит, пожалуй, самой лучшей профилактикой стресса вообще.

Если возникает стрессогенная ситуация, климат в организации способен либо усиливать ее воздействие, либо преобразовывать отрицательные реакции персонала в положительные. Интересно, что сложные ситуации могут благотворно сказаться на сплоченности коллектива и усилить его творческий потенциал.

Исходя из этого факта, руководство множества организаций сегодня принимает все меры для создания внутри своих коллективов атмосферы доверия и уважения друг к другу, причем это касается не только сотрудников одних уровней – конструктивные взаимоотношения выстраиваются и между руководителями и подчиненными.

Однако создать правильный благоприятный климат – задача не из легких, и огромную роль при ее решении играют «мелочи», кажущиеся на первый взгляд несущественными. Поэтому для достижения данной цели принято применять специальные методы:

• организация системы обратной связи с помощью корпоративных средств связи (сайт, почта, пресса);
• привлечение сотрудников к принятию важных для организации решений (реорганизация структуры, доработка технологического процесса и т.д.);
• применение командных и проектных форм организации труда.

Большие надежды сегодня возлагаются также на корпоративные мероприятия, направленные на сплочение организации и усиление корпоративного духа, но этот подход уже не является чем-то инновационным – скорее его можно назвать стандартным. Поэтому специалисты предупреждают, что при его использовании можно столкнуться с разного рода трудностями и неприятностями.

Да, можно устраивать массу интересных и веселых праздников для сотрудников, но при этом не иметь налаженной системы обратной связи, позволяющей руководству иметь представление о потребностях персонала и персоналу осознавать реальные бизнес-задачи, которые ставит организация. Такая политика приведет лишь к тому, что сотрудники превратятся в потребителей развлечений и зарплаты, не берущих на себя никакой ответственности за то, что происходит в компании.

Пример, конечно, частный, но он прекрасно подчеркивает невозможность создания благоприятного климата при использовании стандартных схематичных подходов. Тем более здесь не берутся во внимание два важных принципа:

• Принцип уважения к личности и предоставления ей прав и ответственности. Люди, занятые в компании, должны понимать ее главные цели и задачи, быть причастны к ее победам и достижениям, осознавать причины, по которым принимаются те или иные решения.
• Принцип разработки мер по формированию благоприятного корпоративного климата. При этом должны изучаться настроения, интересы и потребности персонала. Понимание этих особенностей помогает подбирать оптимальные методы взаимодействия с сотрудниками посредством удовлетворения их основных потребностей.

Методики создания благоприятного климата описываются в специализированной литературе, посвященной исследованиями организационного климата. При правильном подходе благоприятный климат способен стать эффективной мерой по профилактике и смягчению стрессогенных факторов, а также способом релаксации и восстановления.

Также следует упомянуть еще об одном факторе стресс-менеджмента на организационном уровне. Им является предоставление персоналу большего объема ответственности за результаты своей деятельности. Но этот фактор будет действовать лишь в совокупности с четким распределением функционала и нагрузки, позволяющим предупредить как недостаточную загруженность, так и перегруженность работой.

Если сотрудники будут сами решать, что и как им делать во время работы, негативные последствия стресса уменьшатся в разы. Однако на практике осуществить это очень сложно, хотя некоторые способы все же есть. Например, плановые совещания по обсуждению задач с каждым конкретным подразделением.

Не менее важное значение имеет и перераспределение обязанностей. Конечно, оно возможно далеко не всегда, но менеджеры, занимающиеся управлением стрессом, об этом вопросе должны помнить всегда. А чтобы его решить, можно использовать самые разные рабочие ситуации, к примеру, увольнение одного из сотрудников.

При увольнении освобождается рабочее место, и это легко использовать как повод пересмотреть должностные инструкции и рабочие задания, чтобы сделать другие рабочие места более интересными для остального персонала, а также оптимизировать нагрузку. При этом применяются разные методы анализа работы, такие как экспертная оценка, хронометраж времени, фотография рабочего дня и т.д.

Еще одним отличным средством профилактики стресса на рабочем месте является внедрение гибкого рабочего графика. Минимизировать стрессовые нагрузки и повысить удовлетворенность трудом можно, если дать хотя бы части сотрудников возможность самостоятельно выстраивать свой график, исходя из производственной необходимости и функционала.

Кроме того, существенным организационным фактором, способным смягчить стресс на работе, служит социальная поддержка сотрудников, выполняемая непосредственными руководителями и сплоченными коллективами. Многие исследователи считают, что они играют роль буфера между людьми и стрессом.

Здесь важно заметить, что для оказания социальной поддержки осваивать антистрессовые программы в первую очередь должны менеджеры по управлению стрессом. Сегодня многие такие программы есть в зарубежных компаниях. Они включают в себя поведенческие и когнитивные методы борьбы со стрессами, а практика их применения показывает, что они снижают напряжение, улучшают сон и повышают сопротивляемость организма стрессам на работе.

Исследований на эту тему проводилось немало. К примеру, в Нидерландах проводился эксперимент, где принимали участие 130 человек. Он показал, что корпоративные программы по обучению персонала методам управления стрессами не только снижают нервозность, но и приводят к психологическому комфорту, повышают уверенность в себе и даже увеличивают производительность труда. Причем этот эффект сохранялся полгода, после чего нужно было просто применить антистрессовые методы вновь.

Для большей эффективности таких программ изначально можно обучать им более чувствительных сотрудников – в последствии они помогут своим менее восприимчивым к нововведениям коллегам научиться справляться со стрессами. А сопутствующее положительное влияние такого подхода выражается в существенной экономии средств на разработку и внедрение программ по управлению стрессами, а также в повышении статуса сотрудников, обучающих других людей.

Стоит сказать и еще об одном антистрессовом факторе – это фитнес-программы, предоставляемые сотрудникам организациями, – они позволяют укрепить физическое здоровье. Но это не единственное их назначение, ведь умеренные физические нагрузки, как известно, благоприятно влияют и на психику (подробнее об этом читайте в статье «Профилактика стресса и развитие стрессоустойчивости»).

Однако данные программы отличаются важным нюансом – ответственность за посещение занятий, соблюдение режима и ведения здорового образа жизни лежит на самих сотрудниках. Если отследить посещаемость фитнес-программ людьми еще возможно, то принудить к их посещению возможным не представляется. Но если говорить более объективно, то внедрить в организацию методы управления стрессом и обучить им персонал в разы дешевле, чем организовать фитнес-программу.

Поэтому более эффективными все же считаются такие средства снижения влияния стресса как семинары, мастер-классы и тренинги, где сотрудники могут обучиться техникам расслабления и методам изменения поведения, овладеть навыками деловой коммуникации и полезным приемам поведения в конфликтных ситуациях.

Как видите способов управления стрессом на уровне организаций достаточно много, но эта информация все же более полезна управленцам и руководителям, нежели рядовым сотрудникам, которые просто каждый день ходят на работу и выполняют возложенные на них функции. На уровне личности пользы будет намного больше, если применять индивидуальные меры управления стрессами.

Управление стрессами на уровне личности

Профилактика, предотвращение и минимизация негативного воздействия стресса на рабочем месте на уровне личности достигается за счет прохождения специализированных тренингов. Они либо организуются руководством организаций, либо проходятся сотрудниками в индивидуальном порядке, т.е. самостоятельно. Одной из наиболее эффективных мер для достижения желаемого результата служит релаксация.

Польза релаксационных техник при работе со стрессом известна уже давно. Еще в начале 20 века специалисты при работе с пациентами учили их последовательной концентрации на разных частях тела, параллельно их напрягая и расслабляя. Задача состояла (и состоит сейчас) в том, чтобы сосредотачиваться на ощущениях, возникающих при расслаблении, что впоследствии позволяло достигать полного расслабления тела и психики.

Естественно, с того момента техники релаксации стали более усовершенствованными, и сегодня многие из них включают в себя два базовых подхода – аутотренинг и медитацию. Кстати, с некоторыми хорошими методиками вы можете познакомиться в статье «Упражнения для релаксации и снятия эмоционального и мышечного напряжения».

Второй вариант программы-антистресс на индивидуальном уровне – это модификация поведения. В большей степени данный вариант необходим людям, отличающимся чрезмерной напористостью, повышенной активностью и постоянным ощущением аврала и загруженности. Но и всем остальным модифицировать поведение, конечно же, можно.

Модификация поведения предполагает, что человек начинает осваивать новые формы поведения – иначе реагировать на стрессогенные факторы и обстоятельства. Научиться этому можно, обратившись к специальной литературе, аудио- и видеоматериалам, тренингам, полезным статьям в Интернете.

Если же подобные задачи решаются на организационном уровне, любые мероприятия по разработке и внедрению соответствующих программ следует организовывать только после подробного изучения факторов и уровня стресса в самой организации. При этом менеджеры по управлению стрессом должны решить еще ряд важных задач:

• Определить состав сотрудников для обучения: руководители это будут, сотрудники, наиболее подверженные стрессу, сотрудники с наиболее стрессовой работой или весь персонал вообще? Чтобы правильно ответить на этот вопрос, нужно отлично разбираться в особенностях каждой конкретной организации. Однако на практике доказана эффективность обучения антистрессовым программам конкретно управленцев. Плюс к этому один лишь факт внедрения в организацию антистрессовых программ не дает стрессогенной обстановке обостряться.
• Определить содержание программы и субъекты обучения. Программа должна быть адекватной и надежной, а этого можно достичь, если в разработке будет участвовать экспертная группа (руководители службы по работе с персоналом, топ-менеджеры, линейные менеджеры). Такой подход помогает достичь баланса между основной программой обучения сотрудников и обучением стресс-менеджменту, а также позволяет оптимально выбирать специалистов, обучающих стресс-менеджменту (заметим, что последних стоит выбирать на конкурсной основе, чтобы понять, какие подходы они используют, убедиться в их профессионализме и оценить будущие затраты).

Нельзя забывать и о том, что для профилактики стресса на работе на индивидуальном уровне каждый сотрудник должен осознавать всю важность ведения здорового образа жизни, поддержания хорошего состояния здоровья и обеспечения себя надлежащим уровнем физической активности.

Именно поэтому высокой стрессоустойчивостью отличаются сотрудники тех компаний, которые предлагают посещать тренажерные залы и бассейны, организуют подвижные игры. Такие вещи позволяют людям становиться более выносливыми физически, поддерживают жизненный тонус, повышают запас энергии и иммунитет, снижают риск многих заболеваний.

И, подводя итог вопросу о профилактике и борьбе со стрессом на работе на уровне личности, отметим, что каждому человеку свойственен свой личный временной порог стресса. Кто-то способен работать при высоких нагрузках очень долго, при этом адаптируясь к стрессу достаточно легко и быстро, а кто-то даже при небольшой нагрузке быстро теряет работоспособность. Есть также и те, для кого стресс служит стимулом, и такие люди лучше всего работают как раз-таки в стрессовых условиях.

Эти особенности обязательно должны учитывать и руководители организаций при разработке антистрессовых программ, и сами сотрудники – чтобы правильно оценивать свои силы и подбирать оптимальные и эффективные методы повышения стрессоустойчивости (о некоторых мы писали в статье «Стрессоустойчивость: характеристики, преимущества, методы повышения»).

Заключение

Сегодняшняя статья носит информационный характер, и мы уверены, что она будет полезна и тем, кому по роду деятельности приходится нести ответственность за подчиненных, и тем, кто желает повысить свою осведомленность по теме стресса на работе, ведь с помощью этих знаний разработать какую-то собственную программу по профилактике и снижению влияния стресса будет намного проще.

Если же вам не достает информации (а это, скорее всего, именно так), то советуем, во-первых, изучить все материалы, ссылки на которые уже даны в статье (в частности, статью «Стрессоустойчивость: как сохранять спокойствие и продуктивность»), а во-вторых, посмотреть другие наши материалы по этой теме.

Кроме того, сегодня есть огромное количество научной и научно-популярной литературы, рассказывающей о стрессе, его особенностях и методах профилактики и преодоления. Обратите внимание на следующие книги:

• Е. С. Жириков «Психология управления. Книга для руководителя и менеджера по персоналу».
• А. М. Тюрин «Как избежать стрессов на предприятии».
• Л. А. Китаев-Смык «Стресс и психологическая экология».
• Б. Р. Мандель «Психология стресса».
• Линда Джуэлл «Индустриально-организационная психология».
• Джеррольд Гринберг «Управление стрессом».
• Шэрон Мельник «Стрессоустойчивость. Как сохранять спокойствие и высокую эффективность в любых ситуациях».

Чтобы изучить стресс, понять, как он действует в профессиональной и повседневной жизни, и научиться эффективно с ним справляться, не принося вреда ни себе, ни окружающим, придется изучить немало дополнительной информации. Так что вышеназванные книги станут серьезной основой для ваших будущих исследований, а наша статья пусть послужит хорошим дополнением к ним.

Источник