Стресс при работе с клиентами

Как управлять стрессом вашего клиента

Чаще всего менеджеров не учат тому, как управлять эмоциями других людей — в принципе, как и большинство других работников любых специальностей. Потому что любой человек сам контролирует свои эмоции, поэтому попытка вмешаться может привести к неприятным последствиям. Однако что делать, если ваш клиент, очевидно, находится под влиянием стресса? Если пустить дела на самотек, то вы можете потерять клиента и испортить имидж компании, так что вам нужно уметь справляться не только с вашим стрессом, но и со стрессом, которому может быть подвержен ваш клиент.

Стресс у клиентов

Ваш клиент — это человек, с котором вам нужно работать максимально плотно и близко, чтобы добиться положительных результатов как для вашей компании, так и для него. Поэтому вам нужно уметь распознать признаки проявления стресса у него, а также понимать, как с этим можно справиться. Если вы это усвоите, то вам будет гораздо проще работать, и вы сможете разруливать даже самые сложные ситуации.

Распознавайте признаки стресса

Существует несколько эмоций клиентов, которые можно ассоциировать с проявлениями стресса. В первую очередь, это злость — когда ваш клиент начинает перебивать вас, его голос становится громче, лицо краснеет. Не становитесь в защитную стойку — вам стоит понимать, что эти эмоции не направлены лично на вас, это всего лишь стресс. Также одним из первых признаков является нервозность — когда ваш клиент начинает задавать много вопросов «Что, если. » и беспокоиться о мелочах. Постоянные звонки или письма на электронную почту также являются признаком стресса со стороны клиента. В некоторых сферах дело может доходить даже до слез и излишней молчаливости, но вам не нужно торопиться с выводами — постарайтесь разобраться в ситуации и понять, есть ли для таких эмоций основания — или же все это всего лишь стресс из-за важной сделки, которая в настоящий момент происходит?

Ваш собственный дискомфорт

Если в вашем присутствии клиент начинает злиться, нервничать или даже плакать, очень сложно оставаться безучастным и отстраненным и не чувствовать определенный дискомфорт. Однако вам всегда нужно быть профессионалом и подавлять свой дискомфорт, отстраняться от клиента также не стоит, так как с ним вам нужно работать максимально близко, насколько вы помните. Поэтому вам нужно сказать ему, что все не настолько серьезно и что все будет хорошо. Конечно, это простые слова, но в случае со стрессом именно они лучше всего действуют. Тем более это далеко не все, что вам нужно сделать, если ваш клиент находится в состоянии стресса.

Слушайте

Лучший способ помочь вашему клиенту побороть приступ стресса — это выслушать его. Однако не для вида, не безучастно, а полностью вовлекаясь в его проблемы и ощущения. Самое важное, чему вам нужно научиться — это рефлексия. Вам нужно уметь открываться для ощущений ваших клиентов, понимать их — и показывать им, что вы их можете понять, что вам близки их проблемы, опасения и страхи. Также очень важно, чтобы клиент понимал, что вам действительно не все равно, что он вам рассказывает. Если он делится с вами своими проблемами, он вам доверяет. Поэтому ни в коем случае не сидите с отсутствующим видом, не занимайтесь своими делами, изредка поддакивая. В первую очередь, поддерживайте зрительный контакт, так как он является мостом к доверию. Также вам нужно задавать вопросы, чтобы разъяснить те моменты, которые вам непонятны. Ну и, в конце концов, вам нужно иметь в запасе историю, которую вы можете рассказать вашему клиенту, чтобы продемонстрировать, что вы уже бывали в подобной ситуации, и все закончилось благополучно.

Несколько полезных идей

Если ваш клиент начинает испытывать стресс, вам понадобятся все возможные советы по борьбе с этим состоянием. Поэтому вам нужно попробовать отыскать тот аспект общей проблемы, в которой вы лично можете помочь. Чем скорее проблема начнет решаться, даже если это будет малая ее часть, тем скорее ваш клиент перестанет испытывать стресс. Если же у вас нет возможности помочь — предоставляйте вашему клиенту столько нужной информации, сколько вы сможете раздобыть. Вместе с ободряющими словами обилие информации поможет побороть стресс, так как ваш клиент сможет изучать эти данные и из них делать выводы о том, что все не так плохо. И последний небольшой совет — помогите вашему клиенту успокоиться в конкретный момент, даже если это не избавит его от стресса. Попросите его сделать глубокий вдох, чтобы он мог успокоить свои нервы в отдельно взятый момент. Как уже было сказано ранее, это не избавит его от стресса, но поможет вам более продуктивно поработать над его полным устранением. Но при этом всегда помните о том, что вы никогда не сможете полностью контролировать чужие чувства. Поэтому вам нужно позаботиться также о том, чтобы вы вами не испытали стресс из-за того, что очень сильно будете пытаться справиться с чужим состоянием. Всего должно быть в меру, поэтому если стресс вашего клиента слишком велик, лучше пусть им займется специалист или родственники.

Источник

Стресс на рабочем месте и стресс-менеджмент

Стресс – явление частое не только в жизни, но и на работе. Огромное количество дел и задач, планы и отчеты, требования руководства, надлежащее выполнение своих обязанностей, сопутствующие проблемы и неурядицы – это лишь небольшая часть того массива стрессовых факторов, которые могут на нас влиять, и это не может не беспокоить.

В то же время беспокоит данный вопрос не только обычных людей, желающих жить и работать без стресса, но и множество руководителей, менеджеров по персоналу и других специалистов по всему миру. Именно по этой причине сегодня в обиход входит понятие «стресс-менеджмент», идущее рука об руку с проблемой преодоления стресса на рабочем месте.

В этой статье мы с вами поговорим о том, что же такое стресс-менеджмент, а также узнаем, какие меры могут предпринимать организации и их сотрудники, чтобы снизить негативное влияние стресса, дольше сохранять продуктивность, поддерживать позитивный настрой и не чувствовать себя измотанным и смертельно уставшим от работы.

А на программе «Психическая саморегуляция» вы научитесь практическим приемам совладания со стрессом и сильными психоэмоциональными состояниями, чтобы сохранять спокойствие и в жизни, и на работе.

Что такое стресс-менеджмент

Для начала вспомним, что стресс является общей реакцией организма на сильное физическое или психологическое воздействие. Также под ним понимается угнетенное состояние организма и нервной системы человека. Что же касается стресс-менеджмента, то он касается именно стрессов на работе, которые согласно статистике, встречаются наиболее часто (кстати, другие интересные статистические данные мы освещали в статье «Стрессоустойчивость. Как сохранять спокойствие и продуктивность»).

Итак, термин «стресс-менеджмент» в России появился не так давно, и, как и многие подобные понятия, он пришел к нам с Запада. Какого-то общепринятого определения у него пока нет, но большинство психологов и специалистов по личной эффективности понимают его как управление собой при воздействии стресса, позволяющее преодолевать его последствия.

Мы думаем, что это вполне верная трактовка, и даже если мы возьмем в руки какую-нибудь современную книгу, связанную с преодолением стресса, мы увидим, что стресс-менеджмент толкуют именно так. Если же немного упростить трактовку, то получим, что стресс-менеджмент – это управление стрессом.

Процесс управления стрессом происходит по трем базовым направлениям:

• профилактика стрессогенных факторов;
• снижение напряжения от стрессогенных факторов, не поддающихся устранению;
• организация системы преодоления последствий воздействия стрессогенных факторов.

Но, раз уж, согласно названию статьи, мы говорим о стрессе на рабочем месте, будет правильнее сузить область рассмотрения темы. И в профессиональной деятельности стресс-менеджмент имеет два основных уровня:

• управления стрессом на уровне организации;
• управление стрессом на уровне личности.

Далее мы поговорим о каждом из этих уровней отдельно.

Управление стрессом на уровне организации

Управление стрессом на уровне организации предполагает изменение организационного климата и антистрессовую поддержку сотрудников в рамках специальных программ. Огромное значение на этом уровне имеет понимание отрицательных последствий влияния стресса, т.к. только с помощью него руководство организации и специалисты по работе с персоналом могут организовать мониторинг стресса и разработать меры по минимизации, смягчению и профилактике последствий стрессогенных факторов.

Формирование благоприятного организационного климата – одна из первостепенных задач эффективного стресс-менеджмента организации, ведь такой климат служит, пожалуй, самой лучшей профилактикой стресса вообще.

Если возникает стрессогенная ситуация, климат в организации способен либо усиливать ее воздействие, либо преобразовывать отрицательные реакции персонала в положительные. Интересно, что сложные ситуации могут благотворно сказаться на сплоченности коллектива и усилить его творческий потенциал.

Исходя из этого факта, руководство множества организаций сегодня принимает все меры для создания внутри своих коллективов атмосферы доверия и уважения друг к другу, причем это касается не только сотрудников одних уровней – конструктивные взаимоотношения выстраиваются и между руководителями и подчиненными.

Однако создать правильный благоприятный климат – задача не из легких, и огромную роль при ее решении играют «мелочи», кажущиеся на первый взгляд несущественными. Поэтому для достижения данной цели принято применять специальные методы:

• организация системы обратной связи с помощью корпоративных средств связи (сайт, почта, пресса);
• привлечение сотрудников к принятию важных для организации решений (реорганизация структуры, доработка технологического процесса и т.д.);
• применение командных и проектных форм организации труда.

Большие надежды сегодня возлагаются также на корпоративные мероприятия, направленные на сплочение организации и усиление корпоративного духа, но этот подход уже не является чем-то инновационным – скорее его можно назвать стандартным. Поэтому специалисты предупреждают, что при его использовании можно столкнуться с разного рода трудностями и неприятностями.

Да, можно устраивать массу интересных и веселых праздников для сотрудников, но при этом не иметь налаженной системы обратной связи, позволяющей руководству иметь представление о потребностях персонала и персоналу осознавать реальные бизнес-задачи, которые ставит организация. Такая политика приведет лишь к тому, что сотрудники превратятся в потребителей развлечений и зарплаты, не берущих на себя никакой ответственности за то, что происходит в компании.

Пример, конечно, частный, но он прекрасно подчеркивает невозможность создания благоприятного климата при использовании стандартных схематичных подходов. Тем более здесь не берутся во внимание два важных принципа:

• Принцип уважения к личности и предоставления ей прав и ответственности. Люди, занятые в компании, должны понимать ее главные цели и задачи, быть причастны к ее победам и достижениям, осознавать причины, по которым принимаются те или иные решения.
• Принцип разработки мер по формированию благоприятного корпоративного климата. При этом должны изучаться настроения, интересы и потребности персонала. Понимание этих особенностей помогает подбирать оптимальные методы взаимодействия с сотрудниками посредством удовлетворения их основных потребностей.

Методики создания благоприятного климата описываются в специализированной литературе, посвященной исследованиями организационного климата. При правильном подходе благоприятный климат способен стать эффективной мерой по профилактике и смягчению стрессогенных факторов, а также способом релаксации и восстановления.

Также следует упомянуть еще об одном факторе стресс-менеджмента на организационном уровне. Им является предоставление персоналу большего объема ответственности за результаты своей деятельности. Но этот фактор будет действовать лишь в совокупности с четким распределением функционала и нагрузки, позволяющим предупредить как недостаточную загруженность, так и перегруженность работой.

Если сотрудники будут сами решать, что и как им делать во время работы, негативные последствия стресса уменьшатся в разы. Однако на практике осуществить это очень сложно, хотя некоторые способы все же есть. Например, плановые совещания по обсуждению задач с каждым конкретным подразделением.

Не менее важное значение имеет и перераспределение обязанностей. Конечно, оно возможно далеко не всегда, но менеджеры, занимающиеся управлением стрессом, об этом вопросе должны помнить всегда. А чтобы его решить, можно использовать самые разные рабочие ситуации, к примеру, увольнение одного из сотрудников.

При увольнении освобождается рабочее место, и это легко использовать как повод пересмотреть должностные инструкции и рабочие задания, чтобы сделать другие рабочие места более интересными для остального персонала, а также оптимизировать нагрузку. При этом применяются разные методы анализа работы, такие как экспертная оценка, хронометраж времени, фотография рабочего дня и т.д.

Еще одним отличным средством профилактики стресса на рабочем месте является внедрение гибкого рабочего графика. Минимизировать стрессовые нагрузки и повысить удовлетворенность трудом можно, если дать хотя бы части сотрудников возможность самостоятельно выстраивать свой график, исходя из производственной необходимости и функционала.

Кроме того, существенным организационным фактором, способным смягчить стресс на работе, служит социальная поддержка сотрудников, выполняемая непосредственными руководителями и сплоченными коллективами. Многие исследователи считают, что они играют роль буфера между людьми и стрессом.

Здесь важно заметить, что для оказания социальной поддержки осваивать антистрессовые программы в первую очередь должны менеджеры по управлению стрессом. Сегодня многие такие программы есть в зарубежных компаниях. Они включают в себя поведенческие и когнитивные методы борьбы со стрессами, а практика их применения показывает, что они снижают напряжение, улучшают сон и повышают сопротивляемость организма стрессам на работе.

Исследований на эту тему проводилось немало. К примеру, в Нидерландах проводился эксперимент, где принимали участие 130 человек. Он показал, что корпоративные программы по обучению персонала методам управления стрессами не только снижают нервозность, но и приводят к психологическому комфорту, повышают уверенность в себе и даже увеличивают производительность труда. Причем этот эффект сохранялся полгода, после чего нужно было просто применить антистрессовые методы вновь.

Для большей эффективности таких программ изначально можно обучать им более чувствительных сотрудников – в последствии они помогут своим менее восприимчивым к нововведениям коллегам научиться справляться со стрессами. А сопутствующее положительное влияние такого подхода выражается в существенной экономии средств на разработку и внедрение программ по управлению стрессами, а также в повышении статуса сотрудников, обучающих других людей.

Стоит сказать и еще об одном антистрессовом факторе – это фитнес-программы, предоставляемые сотрудникам организациями, – они позволяют укрепить физическое здоровье. Но это не единственное их назначение, ведь умеренные физические нагрузки, как известно, благоприятно влияют и на психику (подробнее об этом читайте в статье «Профилактика стресса и развитие стрессоустойчивости»).

Однако данные программы отличаются важным нюансом – ответственность за посещение занятий, соблюдение режима и ведения здорового образа жизни лежит на самих сотрудниках. Если отследить посещаемость фитнес-программ людьми еще возможно, то принудить к их посещению возможным не представляется. Но если говорить более объективно, то внедрить в организацию методы управления стрессом и обучить им персонал в разы дешевле, чем организовать фитнес-программу.

Поэтому более эффективными все же считаются такие средства снижения влияния стресса как семинары, мастер-классы и тренинги, где сотрудники могут обучиться техникам расслабления и методам изменения поведения, овладеть навыками деловой коммуникации и полезным приемам поведения в конфликтных ситуациях.

Как видите способов управления стрессом на уровне организаций достаточно много, но эта информация все же более полезна управленцам и руководителям, нежели рядовым сотрудникам, которые просто каждый день ходят на работу и выполняют возложенные на них функции. На уровне личности пользы будет намного больше, если применять индивидуальные меры управления стрессами.

Управление стрессами на уровне личности

Профилактика, предотвращение и минимизация негативного воздействия стресса на рабочем месте на уровне личности достигается за счет прохождения специализированных тренингов. Они либо организуются руководством организаций, либо проходятся сотрудниками в индивидуальном порядке, т.е. самостоятельно. Одной из наиболее эффективных мер для достижения желаемого результата служит релаксация.

Польза релаксационных техник при работе со стрессом известна уже давно. Еще в начале 20 века специалисты при работе с пациентами учили их последовательной концентрации на разных частях тела, параллельно их напрягая и расслабляя. Задача состояла (и состоит сейчас) в том, чтобы сосредотачиваться на ощущениях, возникающих при расслаблении, что впоследствии позволяло достигать полного расслабления тела и психики.

Естественно, с того момента техники релаксации стали более усовершенствованными, и сегодня многие из них включают в себя два базовых подхода – аутотренинг и медитацию. Кстати, с некоторыми хорошими методиками вы можете познакомиться в статье «Упражнения для релаксации и снятия эмоционального и мышечного напряжения».

Второй вариант программы-антистресс на индивидуальном уровне – это модификация поведения. В большей степени данный вариант необходим людям, отличающимся чрезмерной напористостью, повышенной активностью и постоянным ощущением аврала и загруженности. Но и всем остальным модифицировать поведение, конечно же, можно.

Модификация поведения предполагает, что человек начинает осваивать новые формы поведения – иначе реагировать на стрессогенные факторы и обстоятельства. Научиться этому можно, обратившись к специальной литературе, аудио- и видеоматериалам, тренингам, полезным статьям в Интернете.

Если же подобные задачи решаются на организационном уровне, любые мероприятия по разработке и внедрению соответствующих программ следует организовывать только после подробного изучения факторов и уровня стресса в самой организации. При этом менеджеры по управлению стрессом должны решить еще ряд важных задач:

• Определить состав сотрудников для обучения: руководители это будут, сотрудники, наиболее подверженные стрессу, сотрудники с наиболее стрессовой работой или весь персонал вообще? Чтобы правильно ответить на этот вопрос, нужно отлично разбираться в особенностях каждой конкретной организации. Однако на практике доказана эффективность обучения антистрессовым программам конкретно управленцев. Плюс к этому один лишь факт внедрения в организацию антистрессовых программ не дает стрессогенной обстановке обостряться.
• Определить содержание программы и субъекты обучения. Программа должна быть адекватной и надежной, а этого можно достичь, если в разработке будет участвовать экспертная группа (руководители службы по работе с персоналом, топ-менеджеры, линейные менеджеры). Такой подход помогает достичь баланса между основной программой обучения сотрудников и обучением стресс-менеджменту, а также позволяет оптимально выбирать специалистов, обучающих стресс-менеджменту (заметим, что последних стоит выбирать на конкурсной основе, чтобы понять, какие подходы они используют, убедиться в их профессионализме и оценить будущие затраты).

Нельзя забывать и о том, что для профилактики стресса на работе на индивидуальном уровне каждый сотрудник должен осознавать всю важность ведения здорового образа жизни, поддержания хорошего состояния здоровья и обеспечения себя надлежащим уровнем физической активности.

Именно поэтому высокой стрессоустойчивостью отличаются сотрудники тех компаний, которые предлагают посещать тренажерные залы и бассейны, организуют подвижные игры. Такие вещи позволяют людям становиться более выносливыми физически, поддерживают жизненный тонус, повышают запас энергии и иммунитет, снижают риск многих заболеваний.

И, подводя итог вопросу о профилактике и борьбе со стрессом на работе на уровне личности, отметим, что каждому человеку свойственен свой личный временной порог стресса. Кто-то способен работать при высоких нагрузках очень долго, при этом адаптируясь к стрессу достаточно легко и быстро, а кто-то даже при небольшой нагрузке быстро теряет работоспособность. Есть также и те, для кого стресс служит стимулом, и такие люди лучше всего работают как раз-таки в стрессовых условиях.

Эти особенности обязательно должны учитывать и руководители организаций при разработке антистрессовых программ, и сами сотрудники – чтобы правильно оценивать свои силы и подбирать оптимальные и эффективные методы повышения стрессоустойчивости (о некоторых мы писали в статье «Стрессоустойчивость: характеристики, преимущества, методы повышения»).

Заключение

Сегодняшняя статья носит информационный характер, и мы уверены, что она будет полезна и тем, кому по роду деятельности приходится нести ответственность за подчиненных, и тем, кто желает повысить свою осведомленность по теме стресса на работе, ведь с помощью этих знаний разработать какую-то собственную программу по профилактике и снижению влияния стресса будет намного проще.

Если же вам не достает информации (а это, скорее всего, именно так), то советуем, во-первых, изучить все материалы, ссылки на которые уже даны в статье (в частности, статью «Стрессоустойчивость: как сохранять спокойствие и продуктивность»), а во-вторых, посмотреть другие наши материалы по этой теме.

Кроме того, сегодня есть огромное количество научной и научно-популярной литературы, рассказывающей о стрессе, его особенностях и методах профилактики и преодоления. Обратите внимание на следующие книги:

• Е. С. Жириков «Психология управления. Книга для руководителя и менеджера по персоналу».
• А. М. Тюрин «Как избежать стрессов на предприятии».
• Л. А. Китаев-Смык «Стресс и психологическая экология».
• Б. Р. Мандель «Психология стресса».
• Линда Джуэлл «Индустриально-организационная психология».
• Джеррольд Гринберг «Управление стрессом».
• Шэрон Мельник «Стрессоустойчивость. Как сохранять спокойствие и высокую эффективность в любых ситуациях».

Чтобы изучить стресс, понять, как он действует в профессиональной и повседневной жизни, и научиться эффективно с ним справляться, не принося вреда ни себе, ни окружающим, придется изучить немало дополнительной информации. Так что вышеназванные книги станут серьезной основой для ваших будущих исследований, а наша статья пусть послужит хорошим дополнением к ним.

Источник