Менеджмент: конспект лекций (16 стр.)
7) усиление мотивации персонала. Недостатки матричных структур:
1) высокая сложность, отсюда – путаница, вызванная двойной командной цепочкой;
2) увеличение времени на совещания, дискуссии по решению проблем;
3) борьба за власть, так как в ее рамках четко не определены властные полномочия;
4) необходимость обучения сотрудников искусству человеческих взаимоотношений;
5) большие накладные расходы в связи с тем, что требуется больше средств для содержания большего количества руководителей, а также порой на разрешение конфликтных ситуаций. Следует отметить, что переход к матричным структурам, как правило, охватывает не всю компанию, а лишь какую-то ее часть. Масштабы применения матричных структур или отдельных элементов матричного подхода в компаниях довольно значительны.
ЛЕКЦИЯ № 8. Коммуникации в организации
1. Понятие и роль коммуникаций в управлении
Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.
2. Процесс коммуникаций, его элементы и этапы
Чтобы лучше понять процесс обмена информацией, условия его эффективности, назовем элементы и стадии процесса коммуникаций. В процессе обмена информацией выделяют четыре элемента.
1. Отправитель, лицо, задумавшее передать информацию (идею, сообщение) или выразить эмоции, чувства.
2. Сообщение, собственно информация, ясно сформулированная мысль, закодированная с помощью символов. Смысл и значение сообщения представляют собой идеи отправителя, факты, ценности, чувства и отношения. При этом отправитель рассчитывает, что сообщение будет получено с тем же значением, которое в него заложено.
3. Канал, средство передачи информации. С его помощью она направляется к заданному адресату. Каналами могут быть телефонная линия, радиоволна, воздух, передающий устную речь, компьютерные сети, каналы доставки письменной корреспонденции и т. д. Если канал в момент передачи или обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Этапами обмена информацией являются следующие:
1) зарождение идеи, сообщения;
2) кодирование и выбор канала. Кодирование – это преобразование передаваемой информации с помощью символов в послание или сигнал, который может быть передан. Формами кодирования выступают речь, текст, рисунок, поступок, жест, улыбка, интонация и т. д. Отправитель также выбирает канал, совместимый с формой кодирования;
3) передача – использование канала для доставки сообщения;
4) декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Декодирование включает восприятие послания, его интерпретацию и оценку. Эффективное декодирование предполагает понимание идеи получателем, что означает, что смысл сообщения для отправителя и получателя одинаков. Эффективность обмена информацией повышает обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются местами и ролями, и процесс коммуникации осуществляется в обратном порядке, проходя все этапы обмена информацией. Обратная связь – это реакция получателя на сообщение отправителя и учет этой реакции отправителем.
Обратная связь делает коммуникацию динамическим двухсторонним процессом. Она может рассматриваться как сообщения отправителю, которые содержат данные об эффективности акта коммуникации.
Положительная обратная связь информирует, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь показывает источнику, что желаемый результат сообщения достигнут не был. С точки зрения повышения эффективности коммуникации отрицательная обратная связь имеет большее практическое значение, чем положительная.
В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.
По данным С. Блэка, «руководитель может рассчитывать на понимание лишь 60 % информации, которую он пытается передать своему заместителю по какому-либо сложному вопросу. В свою очередь, подчиненный зама тоже поймет не более 60 %. И так далее до последнего звена в руководящей цепочке. Если же руководство состоит из пяти уровней, самый младший из руководителей поймет только 13 % первоначального распоряжения. При использовании письменных документов, отправленных сверху вниз, результат может быть еще хуже».[2]
На информацию, распространяемую в организации, воздействует значительное количество лиц. Американский исследователь коммуникационных процессов Ф. Махлуп выделяет шесть типов воздействия на передаваемое в организации сообщение и соответственно определяет субъектов этого воздействия.
Переносчик – доставляет то, что получил без малейших изменений.
Преобразователь – изменяет форму полученного им сообщения без изменения его содержания.
Переводчик – изменяет форму и содержание полученного сообщения, но должен при этом усилием воображения воссоздать сообщение в такой форме, которая по характеру воздействия не уступала бы оригинальному сообщению, каким он его воспринял.
Аналитик – дополняя общепринятые способы передачи, так широко пользуется собственными мыслями и догадками, что передаваемое им сообщение очень мало или совсем непохоже на то, которое он принял.
Первооткрыватель – вкладывает столько собственного созидательного гения, творческого воображения в полученную информацию, что в результате между полученным от других и переданным им сообщением можно установить лишь относительно слабую связь.[3]
Кодирование и декодирование являются потенциальными источниками возникновения «шума». «Шум» – это ошибки, неодинаковое понимание символов в послании, различия в восприятии, существующие стереотипы, которые искажают смысл послания.
3. Формы межличностных коммуникаций и их барьеры
Существуют межличностные и организационные формы коммуникаций, последние в конечном счете тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные.
Устные коммуникации выступают в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка, и символом кодирования информации здесь является устное слово, речь и невербальная информация (жест, мимика, выражение лица, улыбка, интонация и другая несловесная информация). У такой формы коммуникации два основных преимущества:
1) она проста для использования, не требует специальной подготовки и средств связи;
2) обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией между отправителем и получателем через заданный вопрос, высказанное согласие, жест, голос и другую невербальную информацию.
Эта информация передает мысли и ощущения гораздо более эффективно, чем любые, самым тщательным образом подобранные слова. Недостатками устных коммуникаций являются:
1) невозможность хранения информации, так как такие коммуникации не оставляют документов, записей, заметок;
2) возникновение определенных барьеров на пути устных коммуникаций, которые приведут к неточностям, ошибкам, непониманию.
В качестве таких барьеров назовем: разное восприятие, стереотипы, неумение слушать, семантические и невербальные.
Восприятие – это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. Восприятие влияет на ожидания людей. Люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее.
На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми. И, наоборот, информация, противоречащая нашему опыту, ценностям, установкам, зачастую либо полностью отторгается, либо воспринимается частично, либо искажается в соответствии с опытом и представлениями. Помогает преодолеть этот барьер и активное слушание как способ доведения реакции на сообщаемую информацию (демонстрация интереса, задавание вопросов, краткий пересказ сказанного и другие формы обратной связи с отправителем для завершения коммуникационного цикла).
Источник
Психология общения
Представлены базовые знания по разделам психологии общения: «Общение как обмен информацией», «Невербальная коммуникация», «Общение как взаимодействие», «Общение как восприятие людьми друг друга», «Конфликт – неэффективное общение», «Оптимизация общения». Материал изложен в едином методологическом ключе и в лаконичной форме. Даны основы общения, раскрыты его типы и виды, психологические закономерности, приемы управления и методики измерения. Соответствует ФГОС СПО последнего поколения. [b]Рекомендовано для освоения профессий из списка ТОП-50 наиболее востребованных на рынке труда, новых и перспективных профессий.[/b] Для студентов среднего профессионального образования, обучающихся по специальности «Образование и педагогические науки».
Оглавление
- Глава 1. Вместо введения: что такое общение?
- Глава 2. Общение как обмен информацией
Из серии: Среднее профессиональное образование (КноРус)
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Психология общения предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.
Общение как обмен информацией
2.1. Информация или коммуникация
Коммуникация (лат. communicatio от communico — делаю общим, связываю, общаюсь) общение, передача информации от человека к человеку, специфическая форма взаимодействия людей в процессах их познавательно-трудовой деятельности. Говоря о коммуникативной или информационной стороне общения, мы, прежде всего, имеем в виду обмен между людьми различными знаниями, представлениями, идеями, чувствами, установками и т. п.
Потребность в новых впечатлениях является одной из важнейших человеческих потребностей. Информационный голод, духовную жажду точно так же, как и собственно голод, и настоящую жажду мы, иначе как с помощью других людей, утолить не сможем. Посмотрите с кем вам интересно проводить время? Выбирая другого человека для общения, мы неосознанно ищем удовлетворения своей могучей потребности, потребности в информации. Поэтому выбираются, прежде всего, те, кто может, быть ее источником, кто сообщит нам что-то важное для нас.
Это подтвердилось и в ходе психологических экспериментов Якова Коломинского. Когда школьники разных возрастов выбирали себе партнеров для различных видов деятельности, он задавал им вопрос: «Почему ты хочешь играть (сидеть за одной партой и т. п.) именно с тем-то?» И вот среди ответов очень часто были заявления: «Он хорошо рассказывает», «Много знает всяких историй», «Она в курсе всех дел», «С ним интересно». Во всех этих случаях фактически осознаваемым мотивом выбора была информативность партнера, которая выражалась в речи.
В исследовании выяснилось, что наиболее популярные и занимающие более благоприятное положение в группе люди, как правило, чаще высказываются, имеют большую информированность. Интересный человек — это, действительно, прежде всего, источник информации, причем информации не любой, а новой и значимой для данного человека. Это значит, что необходимо ввести различение двух, на первый взгляд близких, понятий — информированность человека и его информативность.
Информированность — это запас знаний, имеющийся у человека. Грубо говоря, тот, кто прочел двести книг при прочих равных условиях, в 2 раза более информирован, чем тот, кто прочел сто. Совсем иначе понимается информативность.
Информативность — это ожидаемая способность личности служить источником информации для другого человека. Можно представить себе предполагаемых участников общения в виде сообщающихся сосудов. Вы, наверное, помните из курса физики, что для возникновения потока необходима разница в уровнях «информационной жидкости». Но если в случае с настоящими сообщающимися сосудами, чем больше разница уровней, тем сильнее поток, то в информационном канале Ниагара невозможна: шлюзы непонимания перекроют канал общения. Если информации слишком много или она очень сложна, она перестает восприниматься.
Пример на эту тему можно обнаружить в одном старом пособии по психологии. На лекцию профессора физики пришел отец-физик и два его сына — девятиклассник и шестиклассник. После лекции произошел обмен впечатлениями. «Лекция не содержала ничего нового», — заявил раздосадованный отец. «Да, да, мне было совсем скучно, все время хотелось спать», — поддержал младший сын. «Неправда, — возразил девятиклассник, — было очень интересно!» Не психологический ли это закон о сообщающихся сосудах с информацией — эквивалент знаменитых физических задач с трубами?
Особенно существенно подчеркнуть в этом случае важность другого, того, кто слушает. Его роль в возникновении информативности не менее важна, чем роль того, кто говорит, хотя, конечно, внешне представляется более пассивной.
Жажда познания, как и жажда общения, подразумевает совместную двустороннюю деятельность. Тот, кто выдает информацию, нуждается в человеке, способном ее воспринять не меньше, чем слушатель в ораторе. Человек, читающий лекцию в пустом зале, будет смешон. Даже так называемые монологи, которые часто встречаются в художественной литературе, в действительности это почти всегда выражение для других и высказывание, рассчитанное на слушателя, пусть даже подразумеваемого.
Недаром школьники, рисуя идеал интересного человека, много раз подчеркивали, что это тот, кто может тебя понять. «Счастье — это когда тебя понимают», — пишет в сочинении один из героев фильма «Доживем до понедельника», «Сделай чудное чудо, сделай так, чтобы поняли меня», — поет Н. Матвеева; «Чтоб кто-нибудь меня понял, не часто, ну, хоть разок. Из раненых губ моих поднял царапнутый пулей рожок», — мечтает А. Вознесенский.
И все потому, что в информативности личности слиты воедино стремление получить информацию с внутренней потребностью поделиться ею, отдать, стать источником ее для другого. Отсюда интересность человека, пишет Я. Коломинский, — это почти всегда состояние взаимного интереса или хотя бы надежда на таковой. Недаром, когда в экспериментах спрашивают у испытуемых: «Как ты думаешь, кто тебя выберет?», чаще всего они называют тех, кого выбрали сами.
Однако обмен информацией — это слишком простое, узкое понимание процесса коммуникации. В этом случае процесс коммуникации и обмен информацией — это одно и то же. Но такой подход к человеческому общению является очень упрощенным. Здесь не учитывается то, что в условиях общения информация не просто передается и принимается. Общающиеся люди вовсе не похожи на радиопередатчики и радиоприемники с записывающим устройством. В ходе общения информация претерпевает различные изменения: она формируется, уточняется, развивается. Вспомните игру «Испорченный телефон». Участники передают друг другу шепотом одно, причем очень простое слово. Однако даже оно редко доходит до конца цепочки в первоначальном, неискаженном виде.
Общение нельзя рассматривать как простое отправление информации или ее прием еще и потому, что каждый собеседник стремится «завоевать» внимание, проявить активность, повлиять на другого. Правильно было бы говорить не о «движении»-«передаче» информации, а об обмене ею.
Информация, как таковая, может быть двух типов: побудительная и констатирующая. Побудительная информация проявляется в форме приказа, совета или просьбы. Она призвана вызвать, стимулировать какое-то действие. Побудительную информацию подразделяют на активизацию, когда слушающий начинает действовать в заданном направлении; интердикцию, запрещающую нежелательные виды деятельности, и дестабилизацию, означающую рассогласование или нарушение некоторых форм поведения. Иногда одна и та же информация вызывает разное проявление. И если учитель сообщает, что до окончания контрольной работы осталось 5 минут, то для тех ребят, которые хорошо учатся это является сигналом дописывать быстрее (активизация), для тех, кто разговаривал, ожидая возможность списать, — прекращение беседы (интердикция), а те, кто совсем ничего не знал, понимает, что уже все равно ничего не успеет, — откладывает ручку в сторону (дестабилизация).
Констатирующая информация проявляется в форме сообщения и не предполагает непосредственного изменения поведения. Мы ежедневно слушаем новости по радио или телевидению, но это не значит, что в нашем поведении что-то меняется.
Для того чтобы обмен информацией состоялся, собеседники должны как минимум понимать друг друга, говорить на одном языке. В легенде о строительстве Вавилонской башни говорилось, что люди возгордились и решили бросить богу вызов — построить башню до самого неба. Бог испугался, что люди могут преуспеть в этом, ибо «…у всех их один язык… и все, что они решат сделать, будет возможно для них». Стремясь не допустить этого, Бог сошел с неба и смешал языки людей, «чтобы они не могли понять речь друг друга».
Язык — система знаков, служащая средством человеческого общения, мышления и выражения чувств.
Речь — сложившаяся исторически в процессе материальной преобразующей деятельности людей форма общения, опосредствованная языком. В легенде утверждается, что с тех именно пор люди и говорят на разных языках. Таким образом в древности объясняли разноязычие народов, и по сей день затрудняющее общение между ними.
Нередко бывает, что, даже зная значение одних и тех же слов, люди не всегда понимают их одинаково.
Значение — обобщенная форма отражения субъектом общественно-исторического опыта, приобретенного в процессе совместной деятельности и общения и существующего в виде понятий, опредмеченных в схемах действия, социальных ролях, нормах и ценностях. Поэтому, услышав слово «корень», ботаник представит себе корень растения, математик — квадратный корень из числа, врач — корень зуба, учитель русского языка — корень слова. В результате процесс коммуникации значительно усложняется.
2.2. Коммуникаторы и реципиенты
Во время разговора каждый участник попеременно является то говорящим — отдающим информацию, то слушающим — принимающим ее. Казалось бы, все находятся в одинаковом положении. Однако это не так. Поэтому человека, передающего информацию, называют коммуникатором, а того, кто информацию принимает — реципиентом. Коммуникатор имеет некоторые временные преимущества перед реципиентом, который должен воспринять информацию и внутренне ее переработать. В это время коммуникатор имеет возможность подготовить новую информацию, и мысли реципиента опять заняты расшифровкой сообщения. У каждого из нас были случаи, когда услышав чьи-то обидные высказывания, сразу не находишь нужных слов для ответа. И только через какое-то время появлялась мысль: «Эх, надо было вот это сказать!» Чтобы этого не случилось надо стараться из реципиента стать коммуникатором — перехватить инициативу в свои руки. Сделать это не так сложно. Например, можно задать какой-нибудь вопрос, который заставит собеседника задуматься, а вам даст возможность оценить ситуацию и принять правильное решение.
Чтобы не попасть в затруднительное положение, возможно, следовало бы создать какую-нибудь модель или формулу правильной коммуникации. И тут на помощь психологам пришли математики. В 1948 году малоизвестный в ту пору Клод Шеннон опубликовал в одном из американских технических журналов «математическую теорию коммуникации». Шеннон исходил из четкой схемы — «универсальной системы коммуникации», в которой выделялись:
• источник информации и передатчик;
• место назначения информации и приемник;
• канал связи (средство перехода информации от передатчика к приемнику);
• источник шума («шум» — любой вид помех при переходе информации от передатчика к приемнику).
Всякая схема — лишь упрощенное приближение к реальности; главное, чтобы не слишком «извратить» при этом живую картину мира.
Рис. 2.1. Схема процесса передачи информации по техническим каналам Клода Шеннона
Мера упрощения, найденная Шенноном, оказалась удачной, во всяком случае, применительно к коммуникации технических устройств, к общению между машинами (рис. 2.1).
Вскоре после статьи Шеннона социолог Гарольд Лассуэлл, анализируя общение между людьми, создал модель коммуникативного процесса, которая включала следующие элементы: Кто-Что-Как-Кому-С каким эффектом. Эту схему можно усложнить следующим образом (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Модель коммуникативного процесса Гарольда Лассуэлла
Добрович А.Б. приводит пример использования подобных схем. «Кто» и «Кому» — это абстрактные партнеры по диалогу: «коммуникатор», лицо А, и «реципиент», лицо Б. Канал связи — речь, жестикуляция, мимика. Услышав что-то от А, партнер Б отвечает ему, т. е. сам становится коммуникатором, делая А реципиентом (участники диалога поменялись местами). Можно записать их разговор на пленку, а потом положить ее на стол: «Вот что А передал Б, затем Б — А и т. д.». Если в итоге Б, скажем, упал замертво, а А расхохотался, то все это как будто отвечает на вопрос, «с каким эффектом» протекало общение… Но работает ли схема Лассуэлла?
Как узнать, например, Что передано?
Предположим, А обращается к Б: «Дыр булщил… Убещур».
Со стороны это кажется бессмысленным набором звуков. Но у него нет доказательств, что передавалась «нулевая» информация. В конце концов, если бы А сказал Б: «Поздравляю, вы приняты», то и это показалось бы наблюдателю набором звуков — не знай он русского языка. Следовательно, вопросу «что» логически предшествует вопрос «на каком языке», или «с помощью какого кода» передается информация.
Можно представить себе бесконечное множество условных языков. Я могу договориться со своим приятелем, что «дыр» — это значит «вы», «булщил» — «приняты», а «убещур» — «поздравляю».
Но договоренность, предшествующая общению, касается не только кода. Есть еще понятие «контекста».
Контекст (от лат. contextus — «соединение», «связь») — законченная мысль, выраженная письменно или устно, общий смысл которой позволяет уточнить значение входящих в него отдельных слов, предложений и проч.
Поэт-футурист А. Крученых, сочинивший «дыр булщил», не страдал ложной скромностью. «В этих стихах, — заявлял он, — больше русского национального, чем во всей поэзии Пушкина». По-видимому, он надеялся с помощью выдуманных слов передать ни больше ни меньше как «дух» русского языка. Для читателя такая информация приобретает смысл в одном только случае: если он согласен «не принимать во внимание» содержательную основу слов, а оценивать лишь их звуковую выразительность, соотнося ее с национальными (мелодическими, интонационными) особенностями русской речи. В эту игру можно играть, если она затевается в контексте всеобщих и популярных поисков «нового», «самовитого» слова. В эпоху, когда общество считает традиции словоупотребления и словопонимания неприкосновенными, А. Крученых воспринимался бы как фигляр или помешанный. Однако наш футурист выступил со своими стихами в те годы, когда для его опытов существовала определенная литературно-общественная атмосфера.
Можно выделить три позиции коммуникатора во время коммуникативного процесса:
1) открытая — коммуникатор открыто объявляет себя сторонником излагаемой точки зрения, оценивает различные факты в подтверждение этой точки зрения (так на выборах представители различных партий стремятся показать, что их позиция самая правильная);
2) отстраненная — коммуникатор держится подчеркнуто нейтрально, сопоставляет противоречивые точки зрения, не заявляя открыто своих предпочтений (с такой позицией мы чаще всего сталкиваемся во время контрольных и экзаменов, когда учитель не хочет подсказать какой вариант решения лучше);
3) закрытая — коммуникатор умалчивает о своей точке зрения, даже прибегает иногда к специальным мерам, чтобы скрыть ее (вспомните Штирлица из кинофильма «Двенадцать мгновений весны»).
Источник