10 правил для тех, кто не умеет управлять своим временем
Люди, которые ничего не понимают в тайм-менеджменте, успевают больше. Почему? Несколько парадоксальных мыслей о личной эффективности
Брук Аллен тридцать лет работал в отрасли ценных бумаг, сначала трейдером, потом управляющим хедж-фонда, а теперь работает над проектом Q54Club.org, помогающим выстроить философию бизнеса и жизни.
У меня никогда не получается действовать так, как я должен действовать, по словам других людей, но все же мне удается доводить дело до конца. Не знаю почему, но вот моя главная гипотеза:
Я управляю не столько своим временем, сколько своими желаниями.
В школе я почему-то никогда не находил время на те домашние задания, которые не хотел делать. Это зашло настолько далеко, что в 1969 году мой учитель математики сказал мне: если я сделаю хоть одно домашнее задание, он поставит мне итоговую оценку лишь на основании тестов — то есть я получу пятерку. Но если я не выполню вообще ни одного задания, то он поставит оценку лишь за домашние задания, то есть выставит единицу.
Я решил, что если уж делать только одно задание, то оно должно быть выполнено на таком уровне, что его можно повесить в галерее. Я разбил копилку, потратил большую часть своих сбережений на математический шрифт для родительской печатной машинки IBM Selectric и набрал на ней свои ответы. В студии отца (он был скульптором) я взял фиксатор и сделал свой текст рельефным, а затем прикрепил его на деревянную основу, которую вырезал сам. Учитель был так восхищен, что повесил мое задание себе на шею и ходил с ним так до конца дня. Другие учителя это увидели и все потребовали от меня того же самого — выполнить хоть одно задание. Ничего себе!
И до сих пор прежде чем взяться за что-то, чего я делать не хочу, я пытаюсь преобразовать это в то, что мне нравится. В каждой работе есть элемент развлечения. Найдите его — и работа превратится в игру. Вот несколько правил на этот счет.
1. Не беритесь за трудные, скучные и бесполезные дела
Мой друг Кен Калдейра руководит очень продуктивной лабораторией в Стэнфорде. Он как-то сказал мне, что многие ученые погрязают в очень сложных и эзотерических проблемах, до которых нет дела никому, включая самих этих исследователей. Кен же выбирает только интересные, значимые и легкие проекты.
Если вам платят за то, чтобы вы занимались трудными, скучными и бесполезными вещами, вам стоит поговорить со своим боссом. Если вы студент и влезаете в долги ради того, чтобы вас нагружали трудными, скучными и бесполезными заданиями, то возможно, вам лучше бросить учебу.
2. Вы не обязаны заканчивать начатое
Недавно успешный бизнесмен рассказал мне, что уже в зрелом возрасте ему поставили диагноз СДВГ (синдром дефицита внимания с гиперактивностью). Это помогло понять, почему его личная и деловая жизнь превращалась в такой бардак: он всегда начинал что-то и потом бросал, и это приводило окружающих в исступление.
Его лечение началось с приема риталина, затем продолжилось в виде поведенческой терапии, а потом его терапией стал его собственный бизнес. Лекарство дало ему отдохнуть от самого себя, а поведенческая терапия помогла переосмыслить свои жизненные обстоятельства. В конце концов он понял, что большинству людей отлично удается закончить начатое, но им очень трудно начать. Поэтому он сам начинает массу дел, а потом отдает свои проекты на завершение другим людям. Они счастливы, он счастлив, и его бизнес реально процветает.
Как показывает этот пример, главная проблема СДВГ — не в том, что он у вас есть, а в том, что вас все вокруг за это ненавидят. Подумайте, насколько лучше бы стала жизнь, если бы училки перестали нагружать буйных и неугомонных детей чувством вины, а всего лишь позволили им править миром, когда те будут к этому готовы.
3. Ясное мышление экономит время
Я как-то спросил Денниса Шашу, математика из Нью-Йоркского университета, как ему удается делать так много и еще успевать помогать так многим людям. Он ответил: «Я сосредоточиваюсь на том, что у меня получается лучше — обычно это обдумывание проблемы, внятное изложение чего-либо или программирование на K». Я тоже стараюсь мыслить ясно, а для проблем, которые нельзя сформулировать словами, я пользуюсь языком APL, предтечей K.
4. Если у вас находится время на других, это экономит ваше собственное время
Чем больше вы делаете для других, тем больше они будут делать для вас. Это экономит вам время. Если подумать, довольно очевидно.
5. Не врите
Жизнь в вымышленном мире утомительна и пожирает массу времени. Не надо, правда.
6. Управляйте людьми
Если вы хотите, чтобы ваша жизнь приносила пользу другим людям, тайм-менеджмент имеет смысл лишь в ограниченном числе случаев. У других людей на повестке дня свои потребности и свои текущие возможности. Вам нужно научиться хорошо управлять этими людьми, а время само о себе позаботится.
Научитесь говорить «нет», и это позволит вам гораздо чаще говорить «да». Когда-то я попросил друга оказать мне услугу, которая потребовала бы от него потратить шесть часов своего личного времени. Он отказал мне и объяснил в своем письме, что хотя другие люди на его месте сказали бы «У меня нет времени», это было бы неправдой: времени у него ровно столько же, сколько у всех. Но хотя он мог бы сделать то, что я просил, он предпочел потратить свое время иначе.
Может, вы и не привыкли к такой прямоте. Но интересно, что если вы начнете общаться с людьми таким честным образом, то это будет скорее укреплять ваши отношения с людьми, чем вредить им.
7. Но не управляйте чужим временем
Когда я просил друга кое-что сделать для меня, я пытался дать ему указания, как использовать его время. Когда он ответил «нет», он не указывал мне, как потратить мое время, он лишь объяснил, на что он не хочет тратить свое.
И если вы взрослый, перестаньте мучить детей. Мои родители позволяли мне быть ребенком. Они заставляли меня делать домашние дела, но не особо принуждали к чему-либо «ради моей же пользы». К примеру, лето было временем, когда я могу вляпаться в неприятности, выпутаться из них и ничего не рассказывать родителям. Они были не против — главное, чтобы лужайка у дома была в порядке.
Диагностическое руководство по психическим расстройствам впервые вышло в 1952 году, как раз когда я родился. Оно было длиной в 130 страниц, в нем перечислялись 106 расстройств. К 1994 году, когда у меня появились дети, оно выросло до 886 страниц и 297 расстройств. Сейчас вышло новое издание, и подозреваю, в нем пока еще нет «Родительской одержимости временем» — и не будет, пока от этой болезни не придумают специальный препарат. Но лечение и так уже есть: просто остановитесь.
8. Списки дел очень помогают, если вы забываете, куда их положили
Когда вы что-то записываете, это здорово для мозга: ваше подсознание больше не зацикливается на этом, вы можете расслабиться, поспать, пойти в кино или еще куда-нибудь. Но проблема с этими списками дел в другом: вы можете почувствовать, что обязаны их выполнять целиком. Мне, к счастью, отлично удается составлять и терять списки. Список помогает мне заснуть с чистой совестью, а утром, когда я не могу найти его, я делаю лишь то, что запомнил, а это обычно самые важные вещи.
А еще составляйте списки уже сделанного. Если вы будете отслеживать все, что у вас получилось, то немногое, что осталось, покажется не таким угрожающим.
9. Структурируйте прокрастинацию
Я пишу эту статью, потому что в это время я на самом деле должен был готовиться к презентации. Но меня уже тошнит от мыслей о ней, поэтому я проверил свою почту — вдруг в ней появилась какая-то более интересная задача — и обнаружил письмо от редактора. Вот так и устроена моя жизнь: почти все, чего я добился, произошло потому, что я пытался избежать чего-то другого.
Джон Перри, почетный профессор в Стэнфорде, называет это «структурированной прокрастинацией», он даже написал о ней книгу. Когда-нибудь вам стоит прочесть ее — если только вы уже не провалили какой-то дедлайн: тогда вам нужно прочесть ее прямо сейчас.
10. Для чего вообще нужно время?
О чем мы вообще говорим? О времени, которое вы проводите в этом мире, так что прежде чем решать, как управлять своим временем, нужно понять, чем вы хотите наполнить свою жизнь. Нельзя иметь все, а значит, если вы на чем-то сосредоточитесь, то с чем-то еще придется расстаться.
Если, к примеру, смысл вашей жизни — это вычеркивать сделанные дела из списка, то у вас будет меньше времени на исследование неожиданных возможностей. А если вы скорее исследователь по натуре, то вероятно, вы будете бросать то, над чем работаете, когда услышите призыв броситься в новое приключение.
Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.
Источник
Как развить в себе чувство времени?
Чувство времени имеет большое значение для успешной работы и жизни человека. Рассмотрим, где оно применимо, и какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем.
Первое важное значение чувства времени — планирование деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. Мы расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. Однако несмотря на это выполнение планов срывается. Это значит, что ваш план не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско. Нам же нужен инструмент для успешного планирования. Реальный план — только тот, который воплощается. И основная причина иллюзий — слабое чувство времени. Если вы хорошо владеете чувством времени, то имеете гораздо больше шансов точно планировать свой день. Чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось.
Следующая область использования чувства времени — это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы. Многих наверняка подобная ситуация будет нервировать. Однако достаточно лишь принять решение о том, как поступить в данной ситуации, и вы выключите свой «будильник». Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам, скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно. А можно выбрать наиболее важное и успеть уложиться в оставшиеся 30 минут. Таким образом, чувство времени помогает выработать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требуемое для нее время. Как следствие этой реалистичности, оно помогает сделать вовремя большинство задуманных дел.
Третья область применения чувства времени — контроль стресса. Предположим, вы планируете ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный, вы работаете и радуетесь жизни. Если нет — вы в цейтноте. Работы невпроворот, вы не справляетесь. Стресс возникает в результате опасения того, что работа не будет выполнена в срок. Так зачем мы берем на себя непосильную ношу? Проблема в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс. Ответ кроется в точности настройки чувства времени. Роль чувства времени в контроле стресса заключается в том, что вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию.
Чувство времени есть у каждого из нас. Степень его развития различна и зависит большей частью от рода деятельности. Методы развития просты и доступны любому. Перейдем к их рассмотрению.
Методы развития чувства времени
Рассмотрим доступные каждому упражнения для развития чувства времени.
Самое простое упражнение — калибровка. Выполняется оно следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что отводить час на десятиминутное дело — заведомо обманывать себя. Назначайте реальные сроки для выполнения.
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты — у вас хорошее чувство времени, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут, то степень развития вашего чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы — 12% вашего временного капитала, что составляет более 1000 часов в год. Позволительна ли вам такая роскошь? Соответственно, чем дальше вы зашли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов.
Калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого вам нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4-й день. Самое большое достоинство упражнения — свободная форма его выполнения. Не нужно ничего писать. Главное, что нужно запомнить, — это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача заключается в том, чтобы отслеживать изменение этого показателя: растет ли он, понижается или стоит на месте. Все это даст вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, — хронометраж. Нарисуйте на листе бумаги таблицу со следующими полями: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите в нее все дела, которыми вы занимаетесь. Фиксируете время начала дела, время его окончания, и кратко — название дела.
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Записывая эти данные, мы разгружаем память.Наша цель — выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное — процесс записи переводит фокус нашего внимания на время. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени.
Итак, суть хронометража для выработки чувства времени — это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи позволяет удерживать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию.
Как это выполнять проще? Можно фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день вы придумаете пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день.
Основное правило применения хронометража: не переусердствуйте в самом начале. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать лучше с двух-трех дней хронометража в неделю. Затем сделайте недельный перерыв. После проведите хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение.
Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. Однако для успешного управления собой следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Помните, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Двухнедельный хронометраж — вполне достаточная профилактика.
Чувство времени есть у каждого из нас. Его развитость зависит от рода деятельности. Любой человек может повысить точность своих внутренних часов. Для этого требуется немного усилий и некоторое время. Чувство времени — очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий — и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, — это положительные результаты наших усилий. Тем более если эти результаты адекватны затратам.
Александр Геннадьевич Горбачев, бизнес-консультант в области тайм-менеджмента, г
енеральный директор компании Consulting Group Time-M.
Источник