Как научиться чувствовать людей по телефону

Как научиться убеждать по телефону?

Телефон в современном мире, бесспорно, один из наиболее активных наших помощников. Благодаря ему множество проблем можно решить в считанные минуты, а то и секунды. Увы, нередко случается так, что телефон только вредит делу, а порой из-за него гибнут самые лучшие начинания. Сколько раз, положив трубку на рычаг, вы вздыхали про себя: «Ах, если бы наш разговор состоялся при личном контакте, я бы наверняка смог убедить их в ценности своего предложения, в правильности своей точки зрения!»

Убеждение по телефону — один из сложнейших видов коммуникации. Ваш партнер не видит ваших глаз, лица, позы, жестов. Он только слушает. Да и слушает ли? А может, он в это время смотрит долгожданный футбольный матч, общается с симпатичной девушкой или собирается пообедать. Вас он при этом слушает вполуха, прижав плечом трубку и закатывая в нетерпении глаза.

Телефонная коммуникация, как и все другие виды общения, имеет свои приемы, знание которых может вам помочь. Если телефон по роду вашей деятельности становится для вас «правой рукой», то было бы неплохо превратить его в союзника. А для этого простые правила телефонного этикета должны стать для вас естественной манерой поведения.

Для начала надо запомнить: раз в вашем распоряжении находится только ухо, то все, что вы хотите до него донести, должно быть произнесено. Вряд ли ваш собеседник обладает телепатическим даром, а потому догадаться о ваших мыслях по тому или иному вопросу он может только по вашим же словам. На них он и будет реагировать. Так что жестикулировать, подмигивать, кивать головой просто бессмысленно. Ваше главное орудие — голос. Руководствуясь этим и приведенными ниже правилами, вы сможете верно выстроить разговор и расположить к себе собеседника.

Правило 1

Вы хватаете трубку и, нетерпеливо барабаня пальцами по столу, набираете номер. Едва собеседник снимает трубку, как вы тут же требуете соединить вас с таким-то или начинаете излагать причину вашего звонка со скоростью жужжащего веретена. А потом с удивлением замечаете (или не замечаете), что в голосе вашего собеседника слышатся нотки неудовольствия. В чем дело? В вашем звонке. А точнее в том, как вы его сделали.

Каждый из нас отлично знает, что любой разговор следует начинать с приветствия, но почему-то далеко не все распространяют это правило на беседу по телефону. А между тем именно приветствие способно задать тон будущему разговору. Поэтому экономить секунду на благожелательном «Добрый день!» нельзя — ваш собеседник, каким бы добрым и хорошим он ни был, воспримет это минимум как признак неуважения. Стоит ли потом рассчитывать на удачное продолжение беседы?

Правило 2

Смею предположить, что вы не надеетесь стать богатым просто оттого, что ваши знакомые перестанут вас узнавать? Тогда вслед за приветствием не забывайте представиться. Даже если вы абсолютно уверены, что ваш голос узнали, даже если вы звоните в течение часа уже шестой раз. Телефонная мембрана не столь уж совершенный прибор. Если вы будете мучить своих абонентов вопросами вроде: «Узнал, кто звонит?», «Догадайся, кто это?», то могу вас уверить — приобрести таким образом богатство очень трудно, а вот испортить хорошие отношения довольно легко.

Правило 3

«Алло, здравствуйте, это Федя? А кто, Света? Нет?» И так далее, пока не выясните, что это, оказывается, Василий Иванович, у которого просто сегодня что-то с голосом. Догадываетесь, что он вам потом скажет? Думаю, что предложение тщательно помыть уши будет самым безобидным. Большинство из нас почему-то стесняется спрашивать, с кем говорит, и словно считает себя обязанными угадать, кто взял трубку. Если вы звоните в организацию, а секретарь, взявший трубку, не сказал вам, что вас слушает такая-то фирма или учреждение, нужно обязательно уточнить этот вопрос, прежде чем переходить к делу. Это избавит от пустой траты времени не только вас, но и вашего собеседника в случае, если вы ошиблись номером.

Правило 4

Если вы звоните не для того, чтобы просто поинтересоваться самочувствием собеседника, а хотите подробно изложить вашу концепцию по реконструкции, перестройке, внедрению чего-либо, то неплохо бы спросить у того, кому эта концепция предлагается, есть ли у него сейчас для вас время. Возможно, что в данный момент он ведет переговоры с партнером по бизнесу или готовится к предстоящему разговору со спонсором. А тут вы со своей идеей!

Если ваш собеседник в силу ложного понимания вежливости вам об этом тут же не сообщит, а все-таки выслушает вас, то толку от этой беседы никакого не будет — ваша информация, скорее всего, просто не задержится у него в голове!

Правило 5

Еще лет эдак 20 назад у нас любили критиковать «профессиональную улыбку западных продавцов». Нынче мы и сами предпочитаем ходить в те магазины, где продавщицы нам улыбаются. Видеть улыбающееся лицо приятно, даже если это вызвано чисто коммерческими причинами.

К сожалению, во время телефонного разговора ваш собеседник не может увидеть вашей располагающей к себе улыбки. Поэтому надо постараться, чтобы эта улыбка прозвучала у вас в голосе. Умеете ли вы придать своему голосу благожелательную, приятную интонацию? Попробуйте записать пару своих бесед на магнитофон и оцените степень владения голосом. Даже если все в порядке, дополнительный контроль не помешает.

Понаблюдайте за своими и чужими телефонными переговорами со стороны, проанализируйте наблюдения — возможно, вы обнаружите корни некоторых своих проблем в такой мелочи, как телефонный разговор? В большинстве случаев человек оценивает нас не по тому, что мы говорим, а по тому, как мы говорим. Телефон станет вашим самым надежным помощником, если вы только этого захотите.

Источник

Как научиться уверенно общаться по телефону
(И избежать досадных оплошностей)

Большинство молодых специалистов, придя на свою первую работу, обнаруживают, насколько трудно спрятаться за офисной перегородкой. Любая оплошность новичка становится известна окружающим.

Проблема даже не в том, что, совершив промах, он чувствует себя глупо. А в том, что вызванная всеобщим вниманием нервозность часто приводит к еще более досадным ошибкам.

Когда Натан Ричи начал работать аналитиком в финансовой компании в Чикаго, он стеснялся говорить по телефону в офисе. Большинство коллег, сидевших вокруг его рабочего места, были лет на 10 старше и могли его слышать. «Если я допускал оплошность, — вспоминает он, — я делал это у всех на виду и меня это очень нервировало».

Новичков это сильно пугает, говорит Брэд Карш, президент консалтинговой компании JobBound. В колледже или университете они часто были предоставлены сами себе, а на работе все их недостатки вдруг оказались в центре всеобщего внимания. Единственное средство от возможных ошибок — уверенность в себе. Но она приходит со временем и опытом, считает Карш.

Приходите раньше и задерживайтесь дольше

Карш рекомендует новичкам приходить пораньше и задерживаться подольше. В этом случае они смогут делать звонки, когда вокруг будет меньше коллег или их не будет вообще.

Даже если нужного человека нет на месте или он занят в это время, ранний или поздний звонок позволит новичку осуществить самую нервирующую часть дела — первоначальный контакт. И наработать первичный опыт.

Используйте гарнитуру, освободив руки

Чтобы расслабиться и почувствовать себя свободнее, Брэд Карш рекомендует пользоваться телефонной гарнитурой, а не держать постоянно трубку возле уха.

Гарнитура помогает освободить руки, а во время разговора дает возможность свободнее жестикулировать, например представляя себе, что разговор происходит лицом к лицу с собеседником. Тогда ваши слова воспринимаются более естественно.

Постарайтесь уединиться для особо напряженных звонков

На первое время не помешает найти для вызывающих наибольшее беспокойство разговоров какой-нибудь укромный уголок, считает Памела Джинголд, президент CareerStart, организации, занимающейся трудоустройством студентов и выпускников колледжей, из Нортбрука, штат Иллинойс.

Для этой цели прекрасно подойдет переговорная за закрытой дверью. Или свободный кабинет. Пусть это даже будет лестничная площадка на ступеньках аварийного выхода. Или крыша (чердак) офисного здания. «Как только вы почувствуете себя уверенно, вы перестанете ею пользоваться для важных телефонных звонков», — говорит она.

По долгу службы Натану Ричи приходилось разговаривать в агрессивном тоне и спорить. «Поначалу у меня не хватало духу ругаться с финансовыми директорами на виду у своих коллег», — говорит он. Поэтому на первых порах он звонил из переговорной или из свободного офиса. «В этом случае, даже если ты вынужден брать свои слова обратно, по крайней мере, тебе не придется делать это у всех на виду», — рассказывает он.

Тренируйтесь «на кошках» (на наименее важных людях)

Если вам нужно сделать ряд похожих звонков, начните с наименее важного человека, продолжает Джинголд. «Сделайте все ошибки на нем, а затем у вас будет возможность исправиться. К тому моменту, как вы доберетесь до более важных персон, вы отрепетируете разговор и сможете расслабиться», — считает она.

Натан Ричи разработал несколько собственных приемов делового общения по телефону. Когда он не знал термина, который упоминал звонивший, или не мог вспомнить термин для явления, которое пытался описать, он пользовался словарем банковских терминов и вносил в список, прикрепленный рядом с его компьютером. Через полгода он получил работу в банке. В его обязанности, в частности, входило обзванивать компании, которым банк дал денег и которые теперь находились в сложном финансовом положении.

Заранее составьте план разговора

«Лучший экспромт — это заранее продуманный план». Ключевые фразы телефонного разговора у вас должны быть приготовлены заранее. Как минимум это начало беседы (приветствие, представление), основная часть (презентация вашего делового предложения), окончание (прощание с собеседником). Это помогает намного снизить волнение.

Сегодня 23-летняя Дженнифер Верес работает в Центре правительственных и общественных дел при университете Auburn, расположенном в Алабаме. Когда она только начинала, то сильно переживала, как ее старшие коллеги относятся к ее манере разговаривать по телефону. Особенно она нервничала, когда руководители компании расхаживали по офису. Однажды глава центра подошел к ней в тот момент, когда она проверяла адреса для рассылки рождественских открыток. «Я так разнервничалась, что начала запинаться, хотя обычно разговаривала нормально», — вспоминает она.

Сейчас она обязательно продумывает, что скажет, прежде чем набрать номер. Это помогает правильно подбирать тон для предстоящего разговора. «Я помню, что должна назвать свое полное имя, название фирмы и номер телефона, а не просто сказать: «Привет, это Дженнифер, перезвоните мне», — говорит она.

Источник

Глава 5. Как извлечь пользу из телефонной трубки

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ ОБЩЕНИЯ ПО ТЕЛЕФОНУ

Как говорить по телефону

Здесь важно все: и характер речи, и поза.

Когда разговариваете по телефону, говорите медленно. Быстрая речь может указывать на нервозность, неуверенность, мошенничество. Люди любят слушать неторопливый, ровный, уверенный голос. Запишите свой разговор по телефону на магнитофон и прослушайте. Как бы вы среагировали на ваш голос, будь вы на другом конце провода?

Старайтесь говорить более низким голосом

Низкий голос звучит внушительнее. Однако не следует говорить тихо. Если вы будете тяжело дышать, то ваши собеседники могут заподозрить, что вы что-то скрываете от них или хотите продать им не то, что обещаете.

Для придания большей солидности и уверенности своему голосу попытайтесь использовать такой прием: говорите стоя. Естественно, человек на другом конце провода все равно не видит вас, но вы сами чувствуете собственное превосходство над сидящим партнером и это придает вашему голосу дополнительную убедительность; вы словно возвышаетесь над человеком.

Это такой же трюк, к которому довольно часто прибегают журналисты, особенно всякого рода интервьюеры, когда садятся сами на более высокий стул, а интервьюируемому сознательно предлагают более низкий стул. У стоящих людей речь более звучная и разборчивая: диафрагма находится ниже, тем самым рабочий объем легких увеличивается. Установлено также, что стоящие говорят более кратко, чем удобно сидящие.

Простейшие приемы достичь расположения собеседника

Разговаривая по телефону, трудно предположить, чем именно занимается в эту минуту ваш собеседник. Вполне возможно, что он сейчас строит смешливые рожицы своему товарищу за столом напротив, или пишет отчет, или продолжает набирать-текст на компьютере. А, может быть, даже жует бутерброд. Чтобы привлечь его к активному восприятию вашей информации, употребите несколько приемов, эффективность которых подтверждена практикой.

Называйте человека по имени-отчеству

Это создаст между вами атмосферу особой доверительности и усилит внимание со стороны собеседника.

Говорите ясно и определенно

Человек, который говорит безо всяких околичностей, завоевывает внимание и расположение слушателей.

Используйте в речи действительный залог

Говорите: «Мы подпишем контракт…», а не «Контракт будет подписан…» Действительный залог побуждает подсознательно к действию и заставляет внимательнее слушать то, что тебе говорят.

Мы уже говорили с вами о том, какую власть имеет тот, кто умеет спрашивать и слушать. Поэтому используйте все свое мастерство и умение слушать, чтобы услышать и понять наиболее важные аргументы своего собеседника.

Повторяйте ключевые фразы вашего собеседника

Людям всегда кажется, что сказанное ими гораздо важнее того, что говорят им. Поэтому сосредоточьте их внимание на разговоре, повторяя слова собеседника.

Используйте слова, способные привлечь внимание

Слова эти зависят от содержания разговора и от интересов слушателя. Наиболее привлекательны с точки зрения концентрации внимания такие слова, как «деньги», «прибыль», «вы быстро», «достоинство», «эффективность» и т. п.

И, конечно же, самое надежное средство для привлечения внимания — это четкая, ясная, сжатая речь, вежливый и корректный разговор по существу дела.

Будьте вежливы и учтивы

Следует говорить: «Если вы не против…», «Благодарю вас за то, что вы уделили мне свое время», «Я ценю ваш интерес», «Если вы не возражаете, может быть, я мог бы прислать вам кое-какие материалы», «Могу я задать вам несколько вопросов?» и т. п.

Учитесь преодолевать натянутость «прохладного» разговора

Каждый чувствует некоторую неловкость при «прохладном» разговоре. И это естественно, поэтому не надо никакой борьбы. Даже опытные люди испытывают некоторую тревогу, когда им приходится идти на «прохладный» телефонный разговор.

Делайте звонки «пачками»

Звоните сразу нескольким предполагаемым клиен- там за один присест. И не делайте перерывов между звонками. Это поможет снизить натянутость, поскольку вы понимаете, что, даже если поначалу вы не попали в «десятку», то в вашем распоряжении еще целая «пачка» звонков и там может ждать успех.

Ни один разговор не должен быть ситуацией «все или ничего»

Не стремитесь осуществить продажу при каждом звонке. Не рассматривайте каждый разговор по принципу «все или ничего». Вникайте в него по ходу дела, старайтесь понять точку зрения покупателя. Но если вы уж явно запыхались, оставьте этот разговор и переходите к следующему.

Набирайте инерцию на успешных звонках Когда вы достигли по телефону успеха, не позволяйте ему препятствовать вашему дальнейшему прогрессу. Например, если вам удалось добиться важной аудиенции, которую вы пытались получить несколько дней, не давайте этому факту остановить или замедлить вашу работу из-за того, что получили желаемое. Возьмите и «пропашите еще полоску надежд» несколькими звонками.

Как разговаривать с настойчивым (требовательным) клиентом

Таких людей легко распознать. Они очень скоро проявляют свою властность, требовательность и, как правило, немедленно переходят к сути дела.

Разговаривая по телефону с людьми этого типа, старайтесь, чтобы ваш голос звучал увереннее и решительнее, тогда вам проще будет управлять беседой.

Как придать голосу решительность? Если у вас тихий голос, говорите немного громче обычного. Четко и ясно излагайте свои мысли, не мямлите. Сведите к минимуму разговор на темы, не имеющие отношения к делу. Внимание! Будьте менее решительны и настойчивы, чем ваш клиент, иначе возникнет спор.

* слушайте — и вы поймете, чего требует клиент;

* противопоставьте настойчивости клиента свою настойчивость, но будьте «на шаг позади»;

* чаще пользуйтесь закрытыми вопросами, на которые требуется ответ «да» или «нет», чтобы контролировать ход разговора;

* будьте доброжелательны, но точны и прямы в своих высказываниях;

Как разговаривать с агрессивным клиентом

Когда вы говорите по телефону с агрессивно настроенным клиентом, следуйте трем правилам, которые помогут вам вести разговор:

* слушайте — и вы поймете, в чем заключается его проблема;

* установите контакт — сожалейте клиенту, выскажите свое сочувствие, но только в общем плане;

* предложите свой план действий — это поможет решить проблему.

Примеры установления контакта: «Виктор Иванович, я представляю, как вы должны себя чувствовать», «Мне очень жаль, что возникла эта путаница», «Виктор Иванович, я понимаю, вы расстроены* Давайте подумаем, как помочь делу».

Заметьте, что в приведенных примерах извинения и сожаления носят общий характер. Вы всегда можете выразить сожаление по поводу сложившихся обстоятельств, неурядиц и т. д., не говоря о том, что виноваты вы или ваша фирма. Большинство клиентов бывают удовлетворены такими общими извинениями и сожалениями.

Иногда, когда жалобы обоснованны, установить контакт проще всего, согласившись с собеседником.

Когда клиент жалуется, выскажите ему свое сочувствие и ни в коем случае не позволяйте себе резких или враждебных замечаний в его адрес. Часто клиенты буквально бурлят от переполняющих их отрицательных эмоций. Не поддавайтесь этому напору, оставайтесь спокойным и хладнокровным. Наконец, когда вы выслушали клиента и установили с ним контакт, начинайте излагать свой план действий с уверенностью, что ваш план осуществим.

Пример: «Я проверю счет и перезвоню вам до 16.00», «Давайте поступим таким образом. Я сейчас позвоню монтеру, выясню, когда он сможет прийти к вам, и после этого перезвоню. Хорошо?».

* внимательно слушайте и тогда вы поймете, что волнует клиента;

* установите контакт, высказывая ему свое сочувствие и сожаление в общем плане;

* предложите план действий и затем осуществите его. Сохраняйте хладнокровие и не поддавайтесь настроению клиента;

Как разговаривать с пассивным клиентом

С клиентами этого типа, как правило, проще договориться и их легче обслуживать.

Часто в отношении таких клиентов совершается одна и та же ошибка. Их поведение принимают как нечто само собою разумеющееся. Поскольку не в их привычках жаловаться, нам кажется, что им всегда нравится наше обслуживание. Эти люди по своему психологическому складу не будут требовать или сердиться. Если они недовольны обслуживанием, они могут просто перестать обращаться к вам и стать клиентами вашего конкурента.

Если у вас есть клиенты такого типа, следуйте одному правилу: звоните им время от времени и спрашивайте, как они оценивают обслуживание вашей фирмой.

Разговорчивые люди обычно бывают интересными и приятными собеседниками, но они отнимают много времени. Чтобы не терять впустую драгоценное время, нужно уметь разговаривать с такими клиентами:

* задавайте закрытые вопросы (на которые можно ответить словами «да» или «нет»);

* следите за паузами в разговоре;

* не поддавайтесь собеседнику, не позволяйте ему втянуть вас в долгий разговор. Не поддерживайте беседу, не относящуюся к делу. Общительный клиент, скорее всего, попробует втянуть вас в разговор «о жизни».

Источник